De jungle van documenten en folderstructuren is bij veel bedrijven nog zeer overweldigend, tot frustratie en tijdsverlies van menig werknemer. Lees hier hoe het juiste DMS-platform digitaal comfort biedt aan al uw stakeholders.
Steeds meer bedrijven werken paperless. De tijd van archiefkasten vol dossiers en mappen is voor veel bedrijven en organisaties ondertussen dan ook verleden tijd.
Alhoewel. In tijden van hybride werksituaties en glijdende werkroosters, blijken veel bedrijven nog niet voorbereid op de digitale evolutie van de toekomst.
Zij die met lokale computersystemen werkten ondervinden meer en meer problemen. Want hoe kunnen werknemers van thuis uit werken wanneer het noodzakelijk werkmateriaal op een lokale server staat of stof staat te vergaren in archiefkasten? De oplossing, u voelt ons al komen, is een passend document management systeem (DMS) . De sleutel voor het zorgeloos schakelen naar digitaal comfort.
In tijden van hybride werksituaties en glijdende werkroosters, blijken veel bedrijven nog niet voorbereid op de digitale evolutie van de toekomst.
Een DMS of Document Management System beheert alle documenten en informatie op één systeem in de cloud. Op die manier is deze data voor de hele organisatie, in principe, van waar ook ter wereld toegankelijk. Alle documenten uit verouderde folders op de computer en archiefkasten, staan nu afgestoft en digitaal opgeslagen in één database. Elke belanghebbende beschikt over de juiste, actuele en goedgekeurde documenten.
Het gros aan data binnen een bedrijf groeit namelijk dagelijks. Zonder een digitaal opslagsysteem voor data bent u als bedrijf snel de grip op de documentenstroom kwijt. De groeiende populariteit van overzichtelijk en efficiënte DMS-platforms, is dan ook een logisch gevolg.
Hoewel we hierboven al enkele van de sterke punten van het systeem aanhaalden, gieten we ze voor de volledigheid hieronder in een kort overzichtje.
Verminder frustraties bij uw werknemers, spendeer uw tijd efficiënter en beperk uw opslagruimte aanzienlijk.
We horen u al denken: "Allemaal goed en wel, maar hoe weet ik nu welk DMS-platform het best aansluit op de digitale noden van mijn bedrijf?"
Hieronder vind je een stapsgewijze handleiding!
Zeer belangrijk voor de doeltreffendheid van een document management systeem, is om te starten met een analyse van wat uw organisatie van zo'n systeem verlangt.
Het is beter te vertrekken vanuit de nood van uw bedrijf, dan te kiezen voor bestaande pakketten.
Wat kunnen de pakketten die u op de markt vindt en in hoeverre komt dit overeen met wat uw bedrijf nodig heeft? Op deze manier maakt u al een eerste selectie.
Er zijn heel wat aanbieders van DMS. Benader deze kritisch, want de kans bestaat dat u ook na de installatie en implementatie nog zult beroepen op hun service.
Een DMS moet nauw aansluiten op de kernactiviteiten, processen en digitale status van uw bedrijf. Vraag daarom altijd om een testversie en laat enkele van uw medewerkers concreet kennismaken met de look & feel van het systeem. Op die manier kan u onderstaande vragen van antwoord bieden en een gefundeerde beslissing maken.
De markt van DMS is heel concurrerend en volgens veel leveranciers is alles mogelijk wat vaak nadien niet het geval blijkt.