Document Management, de basis van uw digitaal welzijn.

De jungle van documenten en folderstructuren is bij veel bedrijven nog zeer overweldigend, tot frustratie en tijdsverlies van menig werknemer. Lees hier hoe het juiste DMS-platform digitaal comfort biedt aan al uw stakeholders. 

De gemiddelde Vlaming hinkt op twee gedachten: enerzijds is de interesse in digitalisering zeker aanwezig, anderzijds gaat het volgen van deze innovaties moeizaam. (Imec, 2022)

Hoe zijn we hier beland?

Steeds meer bedrijven werken paperless. De tijd van archiefkasten vol dossiers en mappen is voor veel bedrijven en organisaties ondertussen dan ook verleden tijd.
Alhoewel. In tijden van hybride werksituaties en glijdende werkroosters, blijken veel bedrijven nog niet voorbereid op de digitale evolutie van de toekomst.

Zij die met lokale computersystemen werkten ondervinden meer en meer problemen. Want hoe kunnen werknemers van thuis uit werken wanneer het noodzakelijk werkmateriaal op een lokale server staat of stof staat te vergaren in archiefkasten? De oplossing, u voelt ons al komen, is een passend document management systeem (DMS) . De sleutel voor het zorgeloos schakelen naar digitaal comfort.

In tijden van hybride werksituaties en glijdende werkroosters, blijken veel bedrijven nog niet voorbereid op de digitale evolutie van de toekomst.

DMS, wat is dat?

Wat zijn de voordelen van DMS?

• Eén centrale bron van informatie

  • Een DMS beheert, centraliseert, structureert en stroomlijnt alle informatie van een organisatie. Data blijft binnen handbereik, waar de gebruiker zich ook bevindt.

• Eenvoudige zoekfunctie

  • Door metadata te koppelen aan iedere file in het systeem, vindt elke belanghebbende meteen wat hij nodig heeft.
  • Metadata is informatie over informatie en klasseert zo efficiënt bestanden volgens verschillende labels. Interessant begrip hé? Lees er hier meer over!

• Actuele versies

  • U maakte het ongetwijfeld al mee: na enkele uren zwoegen, merkt u dat u niet in de juiste of in een verouderde versie van een document aan het werken bent. Een DMS-platform laat toe om toegangen te beheren, en enkel de meest actuele versie weer te geven.
  • Verminder frustraties bij uw werknemers, spendeer uw tijd efficiënter en beperk uw opslagruimte aanzienlijk.
    

• Status van het document

  • Met een DMS verstuurt u documenten naar de juiste personen én geeft u deze personen de mogelijkheid om een bepaalde status aan elk document te koppelen.
  • Zo ziet de ontvanger meteen of een document in ontwikkeling is, wacht op goedkeuring of definitief is.
  • Met dit systeem is het ook eenvoudig om een workflow vast te leggen. Iedereen weet wanneer ze een handeling moeten verrichten en zo wordt samenwerken efficiënt en eenvoudig.

• Geavanceerde zoekfunctie
  • Het doel van een DMS is dat iedere medewerker in max. 2 clicks de juiste documentatie kan vinden om zijn taken zo efficiënt mogelijk uit te voeren.
  • Zonder DMS is het zoeken naar een specifiek document of dossier een tijdrovende en intensieve bezigheid.

• Beheer van machtigingen

  • DMS laat ook toe om rechten toe te kennen aan de verschillende gebruikers. U kiest wie wat kan doen: aanpassen, raadplegen, goedkeuren. Dat doet u door de autorisatie te bepalen.

• Voor alle bestandstypes

  • PDF, Powerpoint, Word, Excel, CAD, video, e-mails… Noem maar op, een DMS beheert het! Ideaal om het versiebeheer of de opvolging van een project nauw op te volgen.

• Integratie met andere applicaties

  • Bijna ieder Document Management Systeem kan u integreren met andere applicaties zoals ERP, HRM, CRM of een boekhoudpakket. U voert gegevens op één plek in en de andere applicaties nemen de informatie over. Van efficiënt databeheer gesproken.
    

Verminder frustraties bij uw werknemers, spendeer uw tijd efficiënter en beperk uw opslagruimte aanzienlijk.

Hoe kiest u een passend DMS-platform?

We horen u al denken: "Allemaal goed en wel, maar hoe weet ik nu welk DMS-platform het best aansluit op de digitale noden van mijn bedrijf?"

Hieronder vind je een stapsgewijze handleiding!

1. Bepaal functionaliteiten op maat

Zeer belangrijk voor de doeltreffendheid van een document management systeem, is om te starten met een analyse van wat uw organisatie van zo'n systeem verlangt.

• Gaat het enkel om een digitaal archief?
• Welke gebruikers moeten hier toegang toe hebben?
• Hoe beperkt/uitgebreid is de te verwerken informatie?

Het is beter te vertrekken vanuit de nood van uw bedrijf, dan te kiezen voor bestaande pakketten.

2. Verken de markt

Wat kunnen de pakketten die u op de markt vindt en in hoeverre komt dit overeen met wat uw bedrijf nodig heeft? Op deze manier maakt u al een eerste selectie.

3. Kies een degelijke leverancier​

Er zijn heel wat aanbieders van DMS. Benader deze kritisch, want de kans bestaat dat u ook na de installatie en implementatie nog zult beroepen op hun service.

• Voorzien ze 24/7 ondersteuning?
• In welke taal is de ondersteuning?
• Kan u overstappen naar een andere leverancier?
• En vooral, kan u referenties nakijken?

4. Vraag een (gratis) demo aan.

Een DMS moet nauw aansluiten op de kernactiviteiten, processen en digitale status van uw bedrijf. Vraag daarom altijd om een testversie en laat enkele van uw medewerkers concreet kennismaken met de look & feel van het systeem. Op die manier kan u onderstaande vragen van antwoord bieden en een gefundeerde beslissing maken.

• Klopt het systeem?
• Hoe zit het met de gebruiksvriendelijkheid?
• Lost het systeem onze problemen op?
• Volgt het systeem een logische route?
• Is de lay-out overzichtelijk?
• Bevat het systeem alle gewenste functies? 

De markt van DMS is heel concurrerend en volgens veel leveranciers is alles mogelijk wat vaak nadien niet het geval blijkt.